Γραφείο σε τάξη, έτσι απλά!

Ένα γραφείο σε τάξη δεν είναι πάντα εύκολος στόχος. Η τακτοποίηση του μπορεί να είναι βαρετή, δύσκολη ως και ανυπόφορη… Εκτός αν ακολουθήσεις τις ακόλουθες συμβουλές. Θα απαλλαγείς από τις στοίβες των χαρτιών, θα βρίσκεις εύκολα αυτό που ψάχνεις και σύντομα θα χαίρεσαι να δουλεύεις εκεί!

Ένα γραφείο χωρισμένο σε ζώνες είναι ένα γραφείο σε τάξη

Κάθε αντικείμενο στο γραφείο θα πρέπει να «ανήκει» κάπου, έτσι ώστε να μπορείς να το ξαναβάζεις εύκολα στη θέση του αποφεύγοντας να δημιουργείς ατέλειωτες στοίβες που θα συμμαζέψεις αργότερα.
Χρησιμοποίησε τον κάθετο χώρο, τα ντουλάπια και τα ράφια για να χωρίσεις σε ζώνες αντικείμενα όπως: ντοσιέ, αναλώσιμα, λογαριασμούς/ταχυδρομείο (γράμματα, γραμματόσημα, μπλοκάκι επιταγών), και βιβλία ή άλλα.
Ένα γραφείο σε σχήμα Γ θα σου δώσει περισσότερο χώρο για τις βασικές εργασίες, όπως ο υπολογιστής και ο προγραμματισμός υποχρεώσεων.

Κάνε τα πράγματα εύκολα

Αν πρέπει να ψάξεις κάτω από 3-4 στοίβες χαρτιών για να βρεις ένα λογαριασμό ή ακόμα χειρότερα να τον αναζητήσεις κάπου ανάμεσα στην κουζίνα, το σεκρετέρ στο χολ, τον μπουφέ στο σαλόνι ή κάπου μέσα στην κρεβατοκάμαρα, τότε μάλλον θα αργήσεις πολύ να τον πληρώσεις. Γι’ αυτό, για να έχεις ένα γραφείο σε τάξη και να βρίσκεις εύκολα αυτό που ψάχνεις προμηθεύσου ντοσιέ ειδικά για κάθε χρήση, ώστε να κρατάς όλα τα όμοια μαζί. Επίσης, φύλασε τα είδη γραφείου και τους φακέλους μαζί σε ένα συρτάρι, ώστε να είναι εύκαιρα και για ν’ αποφύγεις τις στοίβες με τα χαρτιά. Φρόντισε να έχεις τα ντουλάπια με τα έγγραφα ή τον κάδο απορριμμάτων κοντά στο γραφείο, ώστε να αποθηκεύεις ή να πετάς εύκολα οτιδήποτε.

Διατήρησε κάθε μέρα το γραφείο σε τάξη

Ακριβώς όπως αφιερώνεις πέντε λεπτά στην αρχή και το τέλος της μέρας για να βουρτσίσεις τα δόντια σου και ν’ αποφύγεις ένα δυσάρεστο ραντεβού με τον οδοντίατρο, προγραμμάτισε λίγα λεπτά όταν ξεκινάς και τελειώνεις τη μέρα σου για να καθαρίσεις το χώρο και να διατηρείς το γραφείο σε τάξη για να μην χρειάζεται να ψάχνεις για ώρες το κάθε τί. Κάνε ξεσκαρτάρισμα στο ταχυδρομείο, τους φακέλους και τα χαρτιά και θυμήσου ότι η δουλειά γίνεται πιο εύκολη αν την επιμερίζεις σε μικρά καθήκοντα.

Βρες όσα ψάχνεις

Υπάρχουν άνθρωποι που είναι ικανοί να βρουν ένα συγκεκριμένο χαρτάκι μέσα από ένα βουνό αρχείων. Το πρόβλημα είναι όταν υπάρχουν κι άλλα άτομα στο σπίτι που χρειάζονται να βρουν το ίδιο χαρτάκι, κάτι που είναι αδύνατο χωρίς την παρουσία εκείνου που δημιούργησε τη στοίβα. Η μόνη λύση στο πρόβλημα είναι να υπάρχει ένα σύστημα αρχειοθέτησης που να διαθέτει τυπωμένες ετικέτες και κώδικες ανά χρώμα και κατηγορία κάνοντας την τακτοποίηση παιχνίδι!

Όσο λιγότερα χαρτιά τόσο πιο εύκολος στόχος το γραφείο σε τάξη

Περίπου το 80% όσων αρχειοθετείς, μάλλον δεν θα ξαναδούν το φως της μέρας. Άρα, προτού αποθηκεύσεις ένα χαρτί, απόφυγε το σύνδρομο του: «Αυτό μπορεί να χρειαστεί κάποτε», και ρώτησε τον εαυτό σου: «Μήπως μπορώ να βρω αυτή την πληροφορία κάπου αλλού;». Αν η απάντηση είναι ναι – και συνήθως είναι ναι χάρη στο Google – τότε πέταξε, ανακύκλωσε ή κατέστρεψε το χαρτί.

Πάρε μια ιδέα για είδη αρχειοθέτησης που μπορούν να σε βοηθήσουν να κρατάς το γραφείο σου σε τάξη, εδώ: www.plaisio.gr/stylo-molivia/arxeiothetisi.htm